Politique de confidentialité

Comment nous améliorons le produit

1. Télémétrie anonymisée. Quelles fonctionnalités sont utilisées, où surviennent les erreurs, la rapidité de réponse du Service, le type d'appareil et la version de l'application, les identifiants techniques de requête. Elle ne contient jamais d'audio, de vidéo, de fragments de transcription, de résumés, de titres de réunion, de noms de participants, d'adresses e-mail, de numéros de téléphone, de noms d'organisations, ni de vos prompts et résultats.
2. Chiffres agrégés uniquement. Comptages et mesures de temps qui ne peuvent être associés à un utilisateur, un espace de travail ou une réunion spécifique.
3. Jamais d'entraînement de modèles. Quoi que nous mesurions, rien de tout cela n'est utilisé pour entraîner ou affiner les propres modèles d'IA d'IronMemo.

Données que vous fournissez

Données que nous recevons automatiquement

Données provenant de sources tierces

Nous pouvons recevoir des données de partenaires de sécurité pour prévenir la fraude et les abus, et de systèmes de paiement pour traiter les transactions.

Traitements IA effectués par IronMemo

En savoir plus sur notre IA : ironmemo.com/our-ai.

Fournisseurs d'IA tiers

Nous faisons appel à des fournisseurs d'IA tiers pour le traitement. L'ensemble des fournisseurs dépend de la langue de la réunion et du type de traitement. Chacun d'entre eux opère sous des modes entreprise (enterprise / API) et des conditions contractuelles, notamment :

• Pas d'entraînement — le contenu de vos réunions n'est pas utilisé pour entraîner, affiner ou améliorer les modèles des fournisseurs tiers.
• Rétention minimale — Zero Data Retention (ZDR) lorsque le fournisseur le propose ; sinon la fenêtre de rétention propre au fournisseur, publiée par fournisseur sur notre page Sous-traitants, avec une interdiction contractuelle d'utilisation des données.
• Transfert exclusivement par API — TLS 1.2 ou version ultérieure, sans transmission de données à des interfaces grand public ou des canaux ouverts.
• Rôle de sous-traitant — les fournisseurs traitent les données strictement selon nos instructions.
• Lieux de traitement — les données clients sont stockées en Autriche (EEE) ; le traitement IA a lieu aux États-Unis et en Irlande pour certaines opérations OpenAI.

La liste actuelle des sous-traitants est publiée sur notre page Sous-traitants et dans l'Annexe III du DPA. Lorsque nous ajoutons un nouveau sous-traitant, nous en informons les titulaires de compte et les administrateurs entreprise 30 jours à l'avance.

Ce qui n'est jamais utilisé pour entraîner des modèles d'IA

IronMemo n'utilise pas le Contenu client, y compris les enregistrements, transcriptions, résumés, prompts, résultats, fichiers importés ou métadonnées de réunion, pour entraîner, affiner ou améliorer les propres modèles d'IA d'IronMemo ou tout modèle d'IA tiers. Cette restriction s'applique à tous les plans et ne nécessite aucune action de désinscription de la part de l'utilisateur. Les fournisseurs listés ci-dessus traitent ce contenu uniquement pour produire vos résultats, selon des conditions qui interdisent l'entraînement.

Ce qu'il advient des commentaires que vous nous envoyez

Si vous notez un résultat ou écrivez au support, nous l'utilisons pour identifier ce qui ne fonctionne pas. Une notation n'est pas un canal pour le contenu de vos réunions :

• une notation en elle-même nous indique que quelque chose n'allait pas, pas ce qui a été dit — le contenu de la réunion n'y est pas joint automatiquement ;
• si un fragment de contenu nous aiderait à reproduire un problème, nous vous demandons d'abord, et vous l'envoyez volontairement ;
• les commentaires ne sont jamais transmis à un fournisseur d'IA tiers à des fins d'entraînement ;
• la correspondance de support suit la durée de conservation des demandes de support prévue à la section 07.

Quand la divulgation de données est requise

Nous pouvons divulguer des données personnelles :

• lorsque la loi, une décision de justice ou une demande d'une autorité de régulation l'exige ;
• pour protéger les droits, la propriété ou la sécurité d'IronMemo, de nos utilisateurs ou de tiers ;
• pour prévenir la fraude, les abus ou les violations de nos conditions ;
• dans le cadre de transactions d'entreprise (fusion, acquisition, réorganisation) — avec notification aux utilisateurs.

Intégrations connectées par le client

Si un client connecte Zoom, Google Meet, Teams, Slack, Jira, Salesforce, HubSpot ou d'autres services, des données peuvent être transférées à ces services conformément aux paramètres de l'administrateur de l'espace de travail. Ces transferts sont effectués sur instruction du client et sont régis par les politiques de confidentialité des services concernés.

Où les données sont stockées

Durées de conservation

Les espaces de travail Enterprise peuvent définir des durées différentes pour l'audio/vidéo et pour les documents textuels ; le paramètre est appliqué par un administrateur ou propriétaire et couvre l'ensemble de l'espace de travail. Lorsqu'une durée définie ici expire, la tâche de suppression automatique supprime les données des systèmes actifs dans les 48 heures. La suppression que vous demandez vous-même suit le calendrier décrit dans « Comment demander la suppression » ci-dessous. La suppression définitive suit toujours le même ordre : les données disparaissent de l'interface immédiatement, quittent les principaux systèmes actifs dans les 30 jours, sont supprimées par la tâche automatique dans les 48 heures une fois la durée configurée expirée, expirent des sauvegardes à la fin du cycle de sauvegarde de 30 jours, et sont supprimées chez chaque sous-traitant ultérieur dans la durée publiée pour ce fournisseur sur notre page Sous-traitants. La seule exception est une mise en suspens juridique documentée ou une obligation de conservation imposée par la loi.

Que se passe-t-il quand un abonnement est annulé

1. L'accès à l'espace de travail passe en mode lecture et exportation uniquement pendant 30 jours.
2. L'administrateur peut exporter toutes les données (transcriptions, résumés, tâches) au format JSON/CSV.
3. Après 30 jours, les données de l'espace de travail sont supprimées, sauf si la loi exige leur conservation.

Comment demander la suppression

Nous accusons réception de la demande dans les 3 jours ouvrés et effectuons la suppression dans les 30 jours, sauf exigence légale contraire. Nous pouvons vous demander de vérifier votre identité avant la suppression.

Notification de violation de sécurité

En cas de violation de sécurité confirmée affectant des données personnelles :

• nous informons les clients concernés par e-mail dans les 72 heures suivant la découverte (conformément à l'art. 33 du RGPD) ;
• nous informons l'autorité de contrôle compétente dans les délais requis par la loi ;
• nous fournissons une description de l'incident, des données affectées, des mesures prises et des recommandations.

Délais de réponse

RGPD : sans retard excessif, dans un délai d'un mois. Peut être prolongé de deux mois pour les demandes complexes — avec notification.

CCPA / CPRA : dans un délai de 45 jours calendaires. Peut être prolongé de 45 jours supplémentaires — avec notification.

Vérification

Pour protéger vos données, nous pouvons vous demander de vérifier votre identité avant de traiter une demande. Si nous ne pouvons pas vérifier votre identité, nous ne serons pas en mesure de traiter la demande.

Mandataires autorisés

Vous pouvez soumettre une demande par l'intermédiaire d'un mandataire autorisé. Le mandataire doit présenter une autorisation écrite, et nous pouvons en outre vous demander de vérifier votre identité. Envoyez les demandes par mandataire à dsar@ironmemo.com.

Recours

Si vous n'êtes pas d'accord avec notre décision concernant votre demande, envoyez un recours à dsar@ironmemo.com. Si le RGPD s'applique à vous, vous pouvez également contacter l'autorité de protection des données de votre pays de résidence.

Comment gérer les cookies

• Bannière de cookies lors de votre première visite sur le site — choisissez quelles catégories de cookies autoriser.
• Paramètres du navigateur — limitez ou bloquez les cookies. Certaines fonctionnalités peuvent ne pas fonctionner correctement sans les cookies strictement nécessaires.

Responsabilité du consentement

L'administrateur de l'espace de travail et l'organisation cliente sont responsables de l'obtention du consentement des participants conformément aux lois applicables, aux politiques internes et aux obligations contractuelles. Cela inclut l'information des participants sur l'enregistrement, la transcription, le traitement IA et le stockage.

Notification d'enregistrement

Par défaut, IronMemo active une notification visuelle d'enregistrement (nom du bot, bannière dans l'interface de la plateforme de réunion) lorsque la plateforme le permet. L'administrateur peut configurer les notifications dans les paramètres de l'espace de travail.

Juridictions aux exigences plus strictes

Dans plusieurs juridictions (Californie, Allemagne, Autriche, certains États américains et d'autres), l'enregistrement d'un appel nécessite le consentement de tous les participants. Le client doit prendre en compte les exigences légales des pays, régions et secteurs d'activité où se trouvent les participants à la réunion.

Modifications qui nécessiteraient votre consentement, pas une simple notification

Une notification ne suffirait pas si nous décidions un jour de :

• utiliser le contenu de réunion pour entraîner des modèles d'IA, ce que nous ne faisons pas aujourd'hui ;
• utiliser vos données à des fins publicitaires ;
• transmettre vos données à un nouveau responsable de traitement indépendant ;
• utiliser des empreintes vocales ou de l'identification biométrique ;
• modifier les finalités du traitement vers quelque chose d'incompatible avec la finalité pour laquelle les données ont été collectées.

Chacune de ces hypothèses nécessiterait un consentement explicite distinct. Aucune d'entre elles n'est en place aujourd'hui, et aucune n'est prévue.

Mécanismes de transfert (EEE/Royaume-Uni → États-Unis)

• Clauses contractuelles types (CCT) — en place avec chaque sous-traitant qui traite les données de résidents de l'UE/du Royaume-Uni.
• Avenant relatif au traitement des données (DPA) — disponible pour les clients entreprise sur demande à dpa@ironmemo.com.

Qui est responsable au sein d'IronMemo

La confidentialité relève d'une fonction interne de Privacy Officer au sein du département Juridique et Conformité. Nous publions la fonction et non le nom d'une personne. Elle est responsable des demandes des personnes concernées, des plaintes relatives à la confidentialité, des revues de confidentialité des sous-traitants, du registre des activités de traitement, des mises à jour de la présente Politique, de la coordination avec la Sécurité et des évaluations de transferts internationaux. IronMemo n'a pas désigné de Délégué à la protection des données au titre de l'article 37 du RGPD ni de représentant dans l'UE au titre de l'article 27 ; chaque désignation ferait l'objet d'une évaluation documentée avant tout lancement commercial dans l'Espace économique européen. Contactez cette fonction à l'adresse privacy@ironmemo.com.

Droit de contacter une autorité de contrôle

Si le RGPD s'applique à vous, vous pouvez contacter l'autorité de protection des données du pays de votre résidence, de votre lieu de travail ou de la violation présumée.