Datenschutzrichtlinie

Wie wir das Produkt verbessern

1. Anonymisierte Telemetrie. Welche Funktionen genutzt werden, wo Fehler auftreten, wie schnell der Dienst antwortet, Gerätetyp und App-Version, technische Anfrage-IDs. Sie enthält niemals Audio, Video, Transkriptfragmente, Zusammenfassungen, Meeting-Titel, Teilnehmernamen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern, Organisationsnamen oder Ihre Prompts und Ausgaben.
2. Nur aggregierte Zahlen. Zählungen und Zeitmessungen, die nicht einem bestimmten Benutzer, Workspace oder Meeting zugeordnet werden können.
3. Niemals Modelltraining. Was auch immer wir messen, nichts davon wird zum Trainieren oder Feinabstimmen der eigenen KI-Modelle von IronMemo verwendet.

Von Ihnen bereitgestellte Daten

Automatisch erhobene Daten

Daten aus Drittquellen

Wir können Daten von Sicherheitspartnern erhalten, um Betrug und Missbrauch zu verhindern, sowie von Zahlungssystemen zur Abwicklung von Transaktionen.

Welche KI-Verarbeitung IronMemo durchführt

Erfahren Sie mehr über unsere KI: ironmemo.com/our-ai.

KI-Drittanbieter

Wir nutzen KI-Drittanbieter zur Verarbeitung. Die Auswahl der Anbieter richtet sich nach der Meeting-Sprache und der Art der Verarbeitung. Jeder von ihnen arbeitet unter Enterprise- (Enterprise / API) Modi und vertraglichen Bedingungen, darunter:

• Kein Training — Ihre Meeting-Inhalte werden nicht zum Trainieren, Feinabstimmen oder Verbessern der Modelle von Drittanbietern verwendet.
• Minimale Speicherung — Zero Data Retention (ZDR), wo der Anbieter dies anbietet; ansonsten das eigene begrenzte Aufbewahrungsfenster des Anbieters, veröffentlicht pro Anbieter auf unserer Unterauftragsverarbeiter-Seite, mit einem vertraglichen Nutzungsverbot.
• Nur API-Übertragung — TLS 1.2 oder höher, ohne Datenweitergabe an Verbraucheroberflächen oder offene Kanäle.
• Rolle als Unterauftragsverarbeiter — Anbieter verarbeiten Daten ausschließlich nach unseren Weisungen.
• Verarbeitungsorte — Kundendaten werden in Österreich (EWR) gespeichert; die KI-Verarbeitung findet in den Vereinigten Staaten statt, sowie in Irland für bestimmte OpenAI-Vorgänge.

Die aktuelle Liste der Unterauftragsverarbeiter ist auf unserer Unterauftragsverarbeiter-Seite und in Anhang III des DPA veröffentlicht. Wenn wir einen neuen Unterauftragsverarbeiter hinzufügen, benachrichtigen wir Kontoinhaber und Enterprise-Administratoren 30 Tage im Voraus.

Was niemals zum Trainieren von KI-Modellen verwendet wird

IronMemo verwendet Kundeninhalte, einschließlich Aufnahmen, Transkripte, Zusammenfassungen, Prompts, Ausgaben, hochgeladene Dateien oder Meeting-Metadaten, nicht zum Trainieren, Feinabstimmen oder Verbessern der eigenen KI-Modelle von IronMemo oder von KI-Modellen Dritter. Diese Einschränkung gilt für alle Pläne und erfordert kein Opt-out des Benutzers. Die oben genannten Anbieter verarbeiten diese Inhalte ausschließlich zur Erstellung Ihrer Ergebnisse, unter Bedingungen, die ein Training damit verbieten.

Was mit dem Feedback geschieht, das Sie uns senden

Wenn Sie ein Ergebnis bewerten oder an den Support schreiben, nutzen wir dies, um herauszufinden, was schiefgelaufen ist. Eine Bewertung ist kein Kanal für Ihre Meeting-Inhalte:

• eine Bewertung allein sagt uns, dass etwas nicht gestimmt hat, nicht was gesagt wurde — Meeting-Inhalte werden nicht automatisch daran angehängt;
• wenn ein Inhaltsfragment uns helfen würde, ein Problem zu reproduzieren, fragen wir vorher, und Sie senden es bewusst;
• Feedback wird niemals an einen KI-Drittanbieter zum Training weitergegeben;
• die Supportkorrespondenz unterliegt der Aufbewahrungsfrist für Supportanfragen in Abschnitt 07.

Wann wir zur Offenlegung von Daten verpflichtet sind

Wir können personenbezogene Daten offenlegen:

• wenn dies gesetzlich, durch einen Gerichtsbeschluss oder eine Regulierungsbehörde vorgeschrieben ist;
• zum Schutz der Rechte, des Eigentums oder der Sicherheit von IronMemo, unseren Benutzern oder Dritten;
• zur Verhinderung von Betrug, Missbrauch oder Verstößen gegen unsere Bedingungen;
• im Rahmen von Unternehmenstransaktionen (Fusion, Übernahme, Umstrukturierung) — mit Benachrichtigung der Benutzer.

Vom Kunden verbundene Integrationen

Wenn ein Kunde Zoom, Google Meet, Teams, Slack, Jira, Salesforce, HubSpot oder andere Dienste verbindet, können Daten gemäß den Einstellungen des Workspace-Administrators an diese Dienste übertragen werden. Solche Übertragungen erfolgen auf Weisung des Kunden und unterliegen den Datenschutzrichtlinien der jeweiligen Dienste.

Wo Daten gespeichert werden

Aufbewahrungsfristen

Enterprise-Workspaces können unterschiedliche Fristen für Audio und Video sowie für Textmaterialien festlegen; die Einstellung wird von einem Administrator oder Inhaber vorgenommen und gilt für den gesamten Workspace. Wenn eine hier festgelegte Frist abläuft, entfernt der automatische Löschjob die Daten innerhalb von 48 Stunden aus den aktiven Systemen. Von Ihnen selbst angeforderte Löschungen folgen dem Zeitplan unter "So fordern Sie eine Löschung an" weiter unten. Die endgültige Löschung erfolgt immer in derselben Reihenfolge: Die Daten verschwinden sofort aus der Benutzeroberfläche, verlassen die aktiven Hauptsysteme innerhalb von 30 Tagen, werden vom automatischen Job innerhalb von 48 Stunden nach Ablauf eines konfigurierten Zeitraums entfernt, verfallen aus den Backups am Ende des 30-Tage-Backup-Zyklus und werden bei jedem Unterauftragsverarbeiter innerhalb des für diesen Anbieter auf unserer Unterauftragsverarbeiter-Seite veröffentlichten Zeitraums gelöscht. Die einzige Ausnahme ist eine dokumentierte Aufbewahrungspflicht (Legal Hold) oder eine gesetzliche Aufbewahrungspflicht.

Was bei Kündigung eines Abonnements geschieht

1. Der Workspace-Zugang wechselt für 30 Tage in einen Nur-Lese- und Export-Modus.
2. Der Administrator kann alle Daten (Transkripte, Zusammenfassungen, Aufgaben) als JSON/CSV exportieren.
3. Nach 30 Tagen werden die Workspace-Daten gelöscht, sofern wir nicht gesetzlich zur Aufbewahrung verpflichtet sind.

So fordern Sie eine Löschung an

Wir bestätigen den Eingang der Anfrage innerhalb von 3 Werktagen und schließen die Löschung innerhalb von 30 Tagen ab, sofern das Gesetz nichts anderes vorsieht. Wir können Sie bitten, Ihre Identität vor der Löschung zu bestätigen.

Benachrichtigung bei Sicherheitsvorfällen

Im Falle eines bestätigten Sicherheitsvorfalls, der personenbezogene Daten betrifft:

• benachrichtigen wir betroffene Kunden per E-Mail innerhalb von 72 Stunden nach Entdeckung (gemäß DSGVO Art. 33);
• benachrichtigen wir die zuständige Aufsichtsbehörde innerhalb der gesetzlich vorgeschriebenen Fristen;
• stellen wir eine Beschreibung des Vorfalls, der betroffenen Daten, der ergriffenen Maßnahmen und Empfehlungen bereit.

Antwortfristen

DSGVO: unverzüglich, innerhalb eines Monats. Kann bei komplexen Anfragen um zwei Monate verlängert werden — mit Benachrichtigung.

CCPA / CPRA: innerhalb von 45 Kalendertagen. Kann um weitere 45 Tage verlängert werden — mit Benachrichtigung.

Verifizierung

Zum Schutz Ihrer Daten können wir Sie bitten, Ihre Identität zu bestätigen, bevor wir eine Anfrage erfüllen. Wenn wir Ihre Identität nicht verifizieren können, werden wir die Anfrage nicht erfüllen können.

Bevollmächtigte Vertreter

Sie können eine Anfrage über einen bevollmächtigten Vertreter einreichen. Der Vertreter muss eine schriftliche Vollmacht vorlegen, und wir können Sie zusätzlich bitten, Ihre Identität zu bestätigen. Senden Sie Vertreteranfragen an dsar@ironmemo.com.

Widerspruch

Wenn Sie mit unserer Entscheidung zu Ihrer Anfrage nicht einverstanden sind, senden Sie einen Widerspruch an dsar@ironmemo.com. Wenn die DSGVO auf Sie anwendbar ist, können Sie sich auch an die Datenschutzaufsichtsbehörde in Ihrem Wohnsitzland wenden.

So verwalten Sie Cookies

• Cookie-Banner bei Ihrem ersten Besuch auf der Website — wählen Sie, welche Cookie-Kategorien Sie zulassen.
• Browsereinstellungen — Cookies einschränken oder blockieren. Einige Funktionen funktionieren ohne unbedingt erforderliche Cookies möglicherweise nicht korrekt.

Verantwortung für die Einwilligung

Der Workspace-Administrator und die Kundenorganisation sind dafür verantwortlich, die Einwilligung der Meeting-Teilnehmer gemäß den geltenden Gesetzen, internen Richtlinien und vertraglichen Verpflichtungen einzuholen. Dies umfasst die Information der Teilnehmer über Aufnahme, Transkription, KI-Verarbeitung und Speicherung.

Aufnahmehinweis

Standardmäßig aktiviert IronMemo einen visuellen Aufnahmehinweis (Bot-Name, Banner in der Oberfläche der Meeting-Plattform), wo die Plattform dies unterstützt. Der Administrator kann die Hinweise in den Workspace-Einstellungen konfigurieren.

Rechtsordnungen mit strengeren Anforderungen

In einer Reihe von Rechtsordnungen (Kalifornien, Deutschland, Österreich, mehrere US-Bundesstaaten und andere) erfordert die Aufnahme eines Gesprächs die Einwilligung aller Teilnehmer. Der Kunde muss die gesetzlichen Anforderungen der Länder, Regionen und Branchen berücksichtigen, in denen sich die Meeting-Teilnehmer befinden.

Änderungen, die Ihre Einwilligung erfordern würden, nicht nur eine Benachrichtigung

Eine Benachrichtigung allein würde nicht ausreichen, wenn wir jemals beschließen würden:

• Meeting-Inhalte zum Trainieren von KI-Modellen zu verwenden, was wir heute nicht tun;
• Ihre Daten für Werbung zu verwenden;
• Ihre Daten an einen neuen unabhängigen Verantwortlichen weiterzugeben;
• Stimmabdrücke oder biometrische Identifizierung zu verwenden;
• die Verarbeitungszwecke in etwas zu ändern, das mit dem Zweck, für den die Daten erhoben wurden, unvereinbar ist.

Jede dieser Änderungen würde ein gesondertes Opt-in erfordern. Keine davon ist heute in Kraft und keine ist geplant.

Übermittlungsmechanismen (EWR/UK → USA)

• Standardvertragsklauseln (SCC) — mit jedem Unterauftragsverarbeiter vereinbart, der Daten von EU-/UK-Ansässigen verarbeitet.
• Auftragsverarbeitungsvertrag (DPA) — für Enterprise-Kunden auf Anfrage unter dpa@ironmemo.com erhältlich.

Wer bei IronMemo verantwortlich ist

Der Datenschutz liegt bei einer internen Privacy Officer-Funktion innerhalb von Legal and Compliance. Wir veröffentlichen die Funktion, nicht den Namen einer Person. Sie ist verantwortlich für Betroffenenrechtsanfragen, Datenschutzbeschwerden, Datenschutzprüfungen von Unterauftragsverarbeitern, das Verarbeitungsverzeichnis, Aktualisierungen dieser Richtlinie, die Koordination mit der Sicherheitsabteilung und die Bewertung internationaler Übermittlungen. IronMemo hat keinen gesetzlichen Datenschutzbeauftragten gemäß DSGVO Artikel 37 oder einen EU-Vertreter gemäß Artikel 27 bestellt; jede Bestellung würde einer dokumentierten Bewertung vor einer kommerziellen Markteinführung im Europäischen Wirtschaftsraum folgen. Erreichen Sie die Funktion unter privacy@ironmemo.com.

Recht zur Kontaktaufnahme mit einer Aufsichtsbehörde

Wenn die DSGVO auf Sie anwendbar ist, können Sie sich an die Datenschutzaufsichtsbehörde in dem Land Ihres Wohnsitzes, Ihres Arbeitsplatzes oder des mutmaßlichen Verstoßes wenden.