プライバシーポリシー

製品の改善方法

1. 匿名化されたテレメトリー。どの機能が使用されているか、エラーの発生箇所、本サービスの応答速度、デバイスの種類とアプリのバージョン、技術的なリクエストIDなどです。音声、動画、文字起こしの断片、サマリー、会議タイトル、参加者名、メールアドレス、電話番号、組織名、お客様のプロンプトや出力は含まれません。
2. 集計データのみ。特定のユーザー、ワークスペース、会議に紐付けることができないカウントとタイミングです。
3. モデルのトレーニングには一切使用しません。測定対象が何であれ、IronMemo独自のAIモデルのトレーニングやファインチューニングには使用されません。

お客様が提供するデータ

自動的に取得するデータ

第三者からのデータ

当社は、不正行為や悪用を防止するためにセキュリティパートナーから、また取引処理のために決済システムからデータを受領する場合があります。

IronMemoが行うAI処理

当社のAIについて詳しくはこちら：ironmemo.com/our-ai。

第三者AIプロバイダー

当社は処理のために第三者AIプロバイダーを使用しています。プロバイダーの組み合わせは会議の言語と処理の種類によって異なります。各プロバイダーはエンタープライズ（enterprise / API）モードおよび以下を含む契約条件のもとで運用されています。

• トレーニング禁止 — お客様の会議コンテンツは、第三者プロバイダーのモデルのトレーニング、ファインチューニング、改善に使用されることはありません。
• 最小限の保持 — プロバイダーが提供する場合はゼロデータリテンション（ZDR）、それ以外はプロバイダー独自の限定的な保持期間。各プロバイダーの保持期間は当社のサブプロセッサーページで公開されており、データ利用の契約上の禁止条項が適用されます。
• APIのみの転送 — TLS 1.2以降。コンシューマーインターフェースやオープンチャネルにデータが渡されることはありません。
• サブプロセッサーとしての役割 — プロバイダーは当社の指示に基づいてのみデータを処理します。
• 処理場所 — 顧客データはオーストリア（EEA）に保存されます。AI処理はアメリカ合衆国で行われ、一部のOpenAIの処理はアイルランドで行われます。

現在のサブプロセッサーのリストは当社のサブプロセッサーページおよびDPAの附属書IIIに掲載されています。新しいサブプロセッサーを追加する場合、アカウント所有者およびエンタープライズ管理者に30日前に通知します。

AIモデルのトレーニングに使用されないもの

IronMemoは、録音、文字起こし、サマリー、プロンプト、出力、アップロードされたファイル、会議メタデータを含む顧客コンテンツを、IronMemo独自のAIモデルまたは第三者のAIモデルのトレーニング、ファインチューニング、改善に使用しません。この制限はすべてのプランに適用され、ユーザーがオプトアウトする必要はありません。上記のプロバイダーは、このコンテンツをお客様の結果を生成するためにのみ処理し、トレーニングへの使用を禁止する条件のもとで運用されています。

お客様のフィードバックの取り扱い

結果を評価したりサポートにご連絡いただいた場合、何がうまくいっていないかを把握するために使用します。評価は会議コンテンツの送信手段ではありません。

• 評価自体は何かが問題であったことを伝えるものであり、何が話されたかではありません。会議コンテンツが自動的に添付されることはありません。
• 問題の再現のためにコンテンツの一部が役立つ場合は、まずお客様に確認し、お客様が意図的に送信します。
• フィードバックが第三者AIプロバイダーのトレーニングのために渡されることはありません。
• サポートのやり取りは、第07セクションのサポートリクエストの保持期間に従います。

データの開示が求められる場合

当社は以下の場合に個人データを開示する場合があります。

• 法律、裁判所の命令、または規制当局の要請により求められた場合。
• IronMemo、当社のユーザー、または第三者の権利、財産、安全を保護するため。
• 不正行為、悪用、または当社の規約への違反を防止するため。
• 企業取引（合併、買収、組織再編）の一環として。ユーザーへの通知を伴います。

お客様が接続する連携

お客様がZoom、Google Meet、Teams、Slack、Jira、Salesforce、HubSpot、またはその他のサービスを接続した場合、ワークスペース管理者の設定に従ってデータがそれらのサービスに転送される場合があります。このような転送はお客様の指示に基づいて行われ、それぞれのサービスのプライバシーポリシーに準拠します。

データの保存場所

保持期間

Enterpriseワークスペースでは、音声・動画とテキスト資料に異なる期間を設定できます。設定は管理者またはオーナーが行い、ワークスペース全体に適用されます。ここで設定された期間が満了すると、自動削除ジョブが48時間以内にアクティブシステムからデータを削除します。お客様自身がリクエストした削除は、以下の「削除のリクエスト方法」のタイムラインに従います。最終的な削除は常に次の順序で行われます：インターフェースから直ちに消え、30日以内にメインのアクティブシステムから消え、設定された期間の満了後48時間以内に自動ジョブで削除され、30日間のバックアップサイクルの終了時にバックアップから消え、各サブプロセッサーではそのプロバイダーについて当社のサブプロセッサーページで公開されている期間内に削除されます。唯一の例外は、文書化されたリーガルホールドまたは法律で課された保持義務です。

サブスクリプションがキャンセルされた場合

1. ワークスペースへのアクセスは30日間、閲覧とエクスポートのみのモードに切り替わります。
2. 管理者はすべてのデータ（文字起こし、サマリー、タスク）をJSON/CSVにエクスポートできます。
3. 30日後、法的に保持が求められない限り、ワークスペースのデータは削除されます。

削除のリクエスト方法

リクエストの受領を3営業日以内に確認し、法律で別段の定めがない限り30日以内に削除を完了します。削除前に本人確認をお願いする場合があります。

セキュリティ侵害の通知

個人データに影響を及ぼすセキュリティ侵害が確認された場合：

• 発見から72時間以内に、影響を受けたお客様にメールで通知します（GDPR第33条に準拠）。
• 法律で要求される期間内に、管轄の監督当局に通知します。
• インシデントの説明、影響を受けたデータ、講じた措置、推奨事項を提供します。

回答期限

GDPR：不当な遅延なく、1か月以内。複雑なリクエストの場合は通知の上、2か月延長される場合があります。

CCPA / CPRA：45暦日以内。通知の上、追加で45日延長される場合があります。

本人確認

お客様のデータを保護するため、リクエストの実行前に本人確認をお願いする場合があります。本人確認ができない場合、リクエストを実行できません。

代理人

代理人を通じてリクエストを提出することができます。代理人は書面による委任状を提示する必要があり、さらに本人確認をお願いする場合があります。代理人によるリクエストはdsar@ironmemo.comまでお送りください。

不服申立て

リクエストに対する当社の決定に同意できない場合は、dsar@ironmemo.comに不服申立てをお送りください。GDPRが適用される場合、お客様の居住国のデータ保護監督当局に連絡することもできます。

Cookieの管理方法

• Cookieバナー — サイトへの初回訪問時に、許可するCookieカテゴリを選択してください。
• ブラウザ設定 — Cookieを制限またはブロックできます。厳密に必要なCookieがないと、一部の機能が正しく動作しない場合があります。

同意の責任

ワークスペース管理者および顧客組織は、適用される法律、社内ポリシー、契約上の義務に従って、会議参加者の同意を取得する責任を負います。これには、録音、文字起こし、AI処理、保存についての参加者への通知が含まれます。

録音通知

デフォルトでは、IronMemoはプラットフォームがサポートしている場合、視覚的な録音通知（ボット名、会議プラットフォームのインターフェースでのバナー）を有効にしています。管理者はワークスペース設定で通知を設定できます。

より厳格な要件のある法域

カリフォルニア州、ドイツ、オーストリア、その他の米国の州など、多くの法域では、通話の録音にすべての参加者の同意が必要です。お客様は、会議参加者が所在する国、地域、業界の法的要件を考慮する必要があります。

通知ではなくお客様の同意が必要な変更

当社が以下を行うことを決定した場合、通知だけでは不十分です。

• 現在行っていない、会議コンテンツをAIモデルのトレーニングに使用すること。
• お客様のデータを広告に使用すること。
• お客様のデータを新たな独立した管理者に渡すこと。
• 声紋または生体認証を使用すること。
• データが収集された目的と両立しない目的に処理目的を変更すること。

これらにはそれぞれ個別のオプトインが必要です。いずれも現在実施しておらず、予定もありません。

転送メカニズム（EEA/英国 → 米国）

• 標準契約条項（SCC） — EU/英国居住者のデータを処理するすべてのサブプロセッサーと締結済み。
• データ処理補遺（DPA） — エンタープライズのお客様にはリクエストに応じてdpa@ironmemo.comで提供。

IronMemoの責任者

プライバシーは、法務およびコンプライアンス部門内の社内プライバシーオフィサー機能が担当しています。個人名ではなく機能を公開しています。その責任範囲は、データ主体のリクエスト、プライバシーに関する苦情、サブプロセッサーのプライバシーレビュー、処理活動の記録、本ポリシーの更新、セキュリティとの連携、国際移転の評価です。IronMemoは、GDPR第37条に基づくデータ保護責任者（DPO）およびGDPR第27条に基づくEU代理人を任命していません。各任命は、欧州経済領域での商業展開に先立ち、文書化された評価に基づいて行われます。この機能へのご連絡はprivacy@ironmemo.comまで。

監督当局に連絡する権利

GDPRが適用される場合、居住国、勤務地、または違反が発生した場所のデータ保護監督当局に連絡することができます。